Borsaya kote şirketler EGKS’yi kullanmak zorundadırlar.

e-GKS’yi bilgisayarınıza kurmak için MKK kurumsal internet sayfasında (www.mkk.com.tr) yer alan e-GENEL KURUL sekmesine tıklanarak e-GKS uygulamasının indirileceği sayfaya erişilir. Bu sayfada e-GKS uygulamasının 32-bit ve 64-bit versiyonlarını indirebileceğiniz linkler yer almaktadır. Bilgisayarınızın işletim sistemine uygun versiyonu indirmeniz gerekmektedir. Bunun için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

• 1. Masa üstünde veya “Başlat” menüsünde yer alan “Bilgisayarım” ikonuna sağ tıklanır.
• “özellikler” seçeneği tıklanır.
• Sistem özelliklerini gösteren pencerede işletim sistemi 32-bit veya 64-bit olarak görüntülenir.
• E-GKS ana sayfada uygun verisyon tıklanarak indirilir ve “İleri” tuşu tıklanarak kurulum yapılır.

Kurulum tamamlandıktan sonra e-GKS uygulaması kullanıma hazır olacaktır.

Payları Borsa İstanbul A.Ş’de işlem gören şirketler ile yatırım kuruluşları Kuruluşumuz web sayfasının üye hizmetleri bölümündeki (https://www.mkk.com.tr/tr-tr/HizliErisim/Sayfalar/Uyelik-Islemleri) başvuru formunu, halka kapalı şirketler ise yine Kuruluşumuz web sayfasında yayınlanan 23.03.2020 tarih ve 1647 sayılı duyuru (https://www.mkk.com.tr/tr-tr/Duyurular/Sayfalar/Genel-Kurul-Toplantilarini-Elektronik-Ortamda-Duzenleyebilirsiniz) ekinde yer alan başvuru formunu doldurup iletmeleri yeterlidir.

EGKS’de şirket adına işlemler EGKS eğitimlerinde başarılı olmuş ve MKK’ya bildirilerek kendilerine MKK’ca yetki verilmiş kişiler tarafından yerine getirilebilir. Bu kişi daha sonra güvenli elektronik imza ile sisteme girerek başka kişilere de yetki verebilir. Yetkilendirilen kişiler EGKS’de ancak güvenli elektronik imzalarıyla işlem yapabileceklerinden yetkilendirilecek kişilerin güvenli elektronik imza sahibi olmalarına dikkat edilmelidir.

EGKS’de şirket adına işlem yapmaya yetkilendirilen kişilerin yetkileri EGKS Yetki İptali menüsünden iptal edilebilir.

EGKS’ye ilişkin eğitimler e-öğrenme yoluyla internet üzerinden gerçekleştirilecektir. Söz konusu eğitime ilişkin platforma ve eğitim belgelerine e-genel kurul sayfamızdaki eğitim bölümünden ulaşılabilirsiniz.

EGKS yetkilisi atanacak kişilerin öncelikli olarak, Sermaye Piyasası Lisanslama, Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş. tarafından çevrimiçi verilen EGKS eğitimini tamamlaması gerekmektedir. Eğitimlerini tamamlayan kişilerin sınavdan başarılı olduklarını gösterir sertifikaların Kuruluşumuza ibrazına gerek bulunmamakta olup, söz konusu eğitimi başarı ile tamamlayan kişilere ilişkin bilgi Kuruluşumuzca Sermaye Piyasası Lisanslama, Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş’nin sisteminden alınmaktadır.

EGKS eğitimini tamamlamış kişilere yaptırabilirsiniz.

EGKS’ye eklenen belgeler genel kurul gününden bir gün önce saat 21.00 e kadar değiştirilebilir. Bu tür bir işlem yapıldığı takdirde hak sahipleri ve temsilcileri SMS/e-posta yoluyla anlık olarak bilgilendirilmektedir.

Evet. Elektronik ortamda yapılan genel kurullarda fiziki genel kuruldan görüntü ve ses nakli yapılması zorunludur.

Toplantı salonundan görüntü ve ses nakli ılacağından gerek e-GKS’nin çalışması gerek görüntü ve ses naklinin sağlıklı yapılabilmesi için uygun internet bant genişliğinin, ışık ve ses sistemlerinin ve elektrik enerjisinin kesintisiz sağlanması gerekmektedir.

Toplantıya elektronik ortamda katılacağını bildirenler toplantı saatinden beş dakika öncesine kadar EGKS ye girebilirler. Bu nedenle söz konusu süre dolduktan sonra liste EGKS’de otomatik olarak oluşur. Bu listeyi yazdırabilirsiniz. Listeyi sizin oluşturmanıza gerek yoktur.

Fiziki hazirun listesini EGKS’nin hazirun hazırlama sayfasını kullanarak kolayca hazırlayabilirsiniz. EGKS gelen kişinin toplantıya katılma hakkı olup olmadığını otomatik olarak sorgulayacak ve listeyi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Toplantı başkanı EGKS’yi kullanmak için uzman bir kişiyi görevlendirebilecektir. Bu kişinin EGKS yetkilisi olması gerekmektedir.

Pay sahipleri listesi toplantı günü saat 04.00 itibariyle hazırlanarak şirketlerin erişimine EGKS’den sunulmaktadır.

Pay sahipleri listesine erişildikten sonra fiziki hazirun listesi hazırlanmaya başlanabilir.vurusu

Fiziki hazirun listesine toplantı süresince ekleme yapılabilmektedir.

Farklı kullanıcıların farklı bilgisayarlardan EGKS’ye bağlanarak aynı anda fiziki hazirun listesi hazırlaması mümkündür.

Fiziki haziruna sehven eklenen bir kayıt, fiziki hazirun sayfasının en altında yer alan “sil” butonundan silinebilir.

Tüzel kişi temsilcisi geldiğinde sorgu alanına tüzel kişinin Vergi Kimlik Numarası girilerek sorgu yapılacak olup, fiziken gelen temsilcinin kimlik numarası ve adı “temsilci güncelle” butonundan girilerek listeye eklenecektir.

Toplantının ilan edilen saatinden 3 dakika önceden itibaren başlatabilirsiniz.

Toplantıya elektronik ortamda katılanlar haklarını fiziki katılanlarla eş zamanlı olarak kullanacaklarından toplantı başkanının ilgili gündemi salonda görüşmeye açması ile birlikte gündem elektronik ortamda da görüşmeye açılmalıdır.

Belirli bir bekleme süresi yoktur. Elektronik ortamda katılanların ancak yazılı görüş gönderebildikleri de dikkate alınarak makul bir süre beklendikten sonra oylamaya geçilmesi uygun olacaktır.

Söz konusu görüşlerin değerlendirilmesi (okunması, cevaplanması vb.) başkan tarafından ilgili düzenlemeler çerçevesinde yapılır. Elektronik ortamda gelen sorunun okunmaması veya cevaplanmaması, fiziki katılımcının sorusunun cevaplanmaması veya haklarını kullandırılmaması ile aynı hukuki sonucu doğururacaktır.

Elektronik ortamda toplantıya katılanlar oylarını 2 dakika içinde gönderebilir. Eğer katılanların tamamı oylarını göndermişse sistem bu sürenin sona ermesini beklemeksizin oylamayı kendiliğinden sona erdirmektedir.

Yeni Ticaret Kanunumuz ile pay sahibinin oy hakkını payların toplam itibari değeriyle orantılı olarak kullanılacağı hükme bağlanmıştır. Bu çerçevede toplantıya fiziken katılanların kullandığı toplam kabul oylarının itibari değeri ve toplam ret oylarının itibari değeri sisteme girilecektir.

Güvenli elektronik imza sahibi iki kişi tarafından ayrı ayrı sisteme girilip bu ekran açılabilir. Ancak hatalı işlemlere neden olunmamasını teminen EGKS’nin sadece EGKS’yi kullanacak uzmanın bilgisayarından açılması ve bu bilgisayarın ekranının görüntüsünün istenen sayıda çoklanması (veya toplantı başkanının ve veya Bakanlık temsilcisinin göreceği şekilde konumlandırılması) uygun olacaktır.

Pay sahipleri listesi tolantıdan bir önceki gün saat 23:59’dan itibaren alındığından Pazartesi günü yapılacak genel kurul pay sahipleri listesi Pazar günü saat 23:59’dan itibaren alınabilecektir.

Toplantı tutanağını toplantıyı sona erdirip “Oturumu Kapat” butonuna bastıktan sonra aynı gün içinde olmak kaydıyla sisteme ekleyebilirsiniz.

EGKS eğitimlerinde alınan sertifikaların geçerlilik süresi bulunmadığından yenilenmesi gerekmemektedir.

Evet. EGKS’ye görüntü ve ses aktarımını kendisi veya her hangi bir yayıncı aracılığıyla yapmak isteyen şirketlere, bu görüntünün aktarılacağı şifreleme ve arşivleme işlemlerinin yapılacağı EGKS encoder cihazı TTNET Medianova işbirliği tarafından toplantı salonuna getirilmektedir. Görüntü ve ses aktarımı dışarıya kapalı protokoller aracılığıyla gerçekleştirilmektedir.

EGKS (Elektronik Genel Kurul Sistemi), şirket genel kurullarına elektronik ortamda şahsen veya temsilciniz aracılığıyla katılabileceğiniz, toplantı bilgilerine ulaşabileceğiniz, dilerseniz temsilci atayabileceğiniz ve genel kurulu canlı takip edebileceğiniz bir bilişim sistemidir.

Bilgi Teknolojleri ve İletişim Kurumunun web sayfasında (https://www.btk.gov.tr/elektronik-sertifika-hizmet-saglayicilari) ilan edilen yetkili servis sağlayıcılara başvurulması gerekmektedir.

EGKS’nin yasal dayanağı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesidir.

EGKS’de genel kurullara ilişkin bilgilere erişebilir, katılma hakkınız olan genel kurulları canlı izleyebilir, görüşlerinizi belirtebilir, tartışmaları takip edebilir ve oy kullanabilirsiniz. Dilerseniz EGKS sistemi üzerinden temsilci atayabilir, temsilcinizin değiştiremeyeceği şekilde oy talimatları girebilirsiniz. Ayrıca Yatırımcı Bilgi Merkezine kayıtlı olmanız halinde bu işlemlerin her birini aracı kurumunuz sizin verdiğiniz talimat doğrultusunda ve sizin adınıza yapabilir.

Öncelikle Yatırımcı Bilgi Merkezine üye olunması gerekmektedir. Üyelik işlemleri için yapılması gerekenler https://www.mkk.com.tr/tr-tr/Yatirimci-Hizmetleri/Sayfalar/Klavuzlar adresinde bulunan Yatırımcı Bilgi Merkezi Üyelik Kılavuzu’nda açıklanmaktadır.

e-GKS’yi bilgisayarınıza kurmak için MKK kurumsal internet sayfasında (www.mkk.com.tr) yer alan e-GENEL KURUL sekmesine tıklanarak e-GKS uygulamasının indirileceği sayfaya erişilir. Bu sayfada e-GKS uygulamasının 32-bit ve 64-bit versiyonlarını indirebileceğiniz linkler yer almaktadır. Bilgisayarınızın işletim sistemine uygun versiyonu indirmeniz gerekmektedir. Bunun için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

• 1. Masa üstünde veya “Başlat” menüsünde yer alan “Bilgisayarım” ikonuna sağ tıklanır.
• “özellikler” seçeneği tıklanır.
• Sistem özelliklerini gösteren pencerede işletim sistemi 32-bit veya 64-bit olarak görüntülenir.
• E-GKS ana sayfada uygun verisyon tıklanarak indirilir ve “İleri” tuşu tıklanarak kurulum yapılır.

Kurulum tamamlandıktan sonra e-GKS uygulaması kullanıma hazır olacaktır.

EGKS’de gerçekleşen tüm işlemler hakkında ilgili kişiler SMS ve e-posta yoluyla bilgilendirilir. Bu şekilde EGKS kullanıcıları kendilerini ilgilendiren gelişmelerden zaman kaybetmeksizin haberdar olurlar.

Evet. Bu durumda yeni bir kayıt yapmanıza gerek yoktur

Evet. Elektronik genel kurul mevzuatı uyarınca EGKS’ye giriş yapılabilmesi ancak güvenli elektronik imza ile mümkündür. Bu nedenle EGKS’ye girebilmek için güvenli elektronik imzanızın olması gerekmektedir.

Genel kurullar her bir faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde toplanır. Ülkemizde genel kurullar çoğunlukla Mart ayında toplanmaktadır.

Şirket tarafından EGKS’ye genel kurula ilişkin belge eklendiğinde SMS ve/veya e-posta adresinize EGKS tarafından bildirim yapılır. Bu bildirimde yer alan erişim adresinden anılan belgelere her zaman erişebilirsiniz.

Genel kurulda oy kullanma hakkı pay sahiplerine aittir. Ayrıca paylar üzerinde kurulmuş intifa hakkı sahipleri de payların sağladığı oy hakkını genel kurulda kullanmaya yetkilidirler. Payların üzerinde rehin hakkı olduğu durumlarda ise tarafların anlaşmasına bağlı olarak rehin hakkı sahibinin oy hakkını genel kurulda kullanması mümkündür. Sayılan oy hakkı sahiplerinin usulüne uygun şekilde yetkilendirilmiş temsilcileri de genel kurulda oy kullanabilmektedirler.

Pay sahibi olarak düşünceniz, yatırımcısı olduğunuz şirketiniz için önem taşır. Yatırım yaptığınız şirket hakkındaki düşüncelerinizi dile getirmenin en önemli iki yolu genel kurulda oy kullanmak veya şirketteki paylarınızı satmaktan geçer. Genel kurulda oy kullandığınızda önemli kararların alınmasına katılım gösterebilirsiniz ve paylarınızı elden çıkarmak gibi olağanüstü yollara başvurmanıza gerek kalmaz. Örneğin, şirketin çıkarına olduğunu düşünmediğiniz bir öneri hakkında genel kurulda ret oyu verebilirsiniz. Bunun dışında yönetim kurulu seçiminde oy kullanarak şirket yönetimi hakkındaki düşüncelerinizi de dile getirebilirsiniz.

Halka açık şirketlerin genel kurul çağrısı Ticaret Sicil Gazetesi’nde, şirketin internet sitesinde, şirket esas sözleşmesinde belirtilen diğer yerlerde ve EGKS’de genel kurul toplantı tarihinden en az 21 gün önce yayınlanır. Diğer şirketlerde bu süre 15 gündür. Yatırımcısı olduğunuz şirketlerin yapacağı genel kurullardan haberdar olabilmeniz için EGKS’ye bildirmiş olduğunuz e-posta adresi veya cep telefonuna bilgilendirme mesajı gönderilir. Gelişmelerden zamanında haberdar olabilmek için EGKS’de yer alan iletişim bilgilerinizi güncellemeyi unutmayınız!

Hayır, böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Toplantı gününden bir gün önce (halka kapalı şirketler için iki gün önce) saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girerek toplantıya elektronik ortamda katılmaya ilişkin seçeneği işaretlemeniz ve toplantı günü toplantı saatinden 1 saat öncesinden 5 dakika kalaya kadar güvenli elektronik imzanızla sisteme giriş yapmanız gerekmektedir.

Toplantı gününden bir gün önce saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girerek EGKS’de yapmış olduğunuz kayıtları güncelleyebilirsiniz.

Toplantı gününden bir gün önce (halka kapalı şirketler için iki gün önce) saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girerek toplantıya temsilci aracılığıyla katılacağınıza ilişkin seçeneği işaretlemeniz ve temsilcininizin kimliğini sisteme kaydetmeniz gereklidir.

Evet. Atadığınız temsilcinin ne yönde oy kullanacağına ilişkin talimatlarınızı EGKS’de kaydedebilirsiniz. Böylece EGKS’ye giriş yapan temsilci talimatlarınız dışında oy kullanamaz.

Hayır. Temsilciniz eğer elektronik ortamda katılmak istiyorsa bu tercihini genel kurul gününden bir gün önce saat 21.00’ e kadar güvenli elektronik imzasıyla EGKS’ye girerek toplantıya elektronik ortamda katılmaya ilişkin seçeneği işaretleyerek sisteme kaydetmesi gerekir. Aksi takdirde toplantının yapıldığı yere giderek genel kurula fiziken katılabilir.

Evet. Aracı kurumunuz talimatlarınız doğrultusunda sizin adınıza EGKS’de işlem yapabilir.

Aracı kurumunuz tarafından yapılan işlemleri EGKS’de inceleyebilirsiniz. Aracı kurumunuzun yapmış olduğu işlemi değiştirmek istediğiniz takdirde toplantı gününden bir gün önce saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girip işlemleri kendiniz gerçekleştirebilirsiniz. Böyle bir durumda aracı kurumun sizin adınıza yapmış olduğu işlemler iptal olacaktır.

Evet. Toplantı gününden bir gün önce saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girerek temsilcinizin veya aracı kurumunuzun sizin adınıza EGKS’de yapmış olduğu kayıtları güncelleyebilirsiniz.Böyle bir durumda temsilcinin veya aracı kurumun sizin adınıza yapmış olduğu işlemler iptal olacaktır.

Evet. Toplantı gününden bir gün önce (halka kapalı şirketler için iki gün önce) saat 21.00’e kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye girerek toplantıya elektronik ortamdan katılacağınıza ilişkin seçeneği işaretlemeniz ve toplantı günü toplantı saatinden 1 saat öncesinden 5 dakika kalaya kadar güvenli elektronik imzanızla sisteme giriş yapmanız gerekmektedir.

EGKS’de böyle bir seçim yaptıktan sonra toplantının yapıldığı yere giderek genel kurula katılmanız mümkün değildir. Ancak elektronik ortamda katılma isteğinizi süresinde (toplantı gününden bir gün önce saat 21.00’e kadar) EGKS’den iptal ettiğiniz takdirde genel kurula toplantının yapıldığı yerden katılabilirsiniz.

Genel kurul günü toplantının ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinden başlayarak toplantının başlamasına beş dakika kalaya kadar güvenli elektronik imzanızla EGKS’ye giriş yapmanız gerekmektedir.

Toplantı başkanı tarafından ilgili gündeme ilişkin görüşmelerin başlatılmasıyla birlikte ilgili gündeme ilişkin görüş ve önerilerinizi 600 karakteri geçmeyecek şekilde yazılı olarak EGKS’den toplantı başkanına iletebilirsiniz. Bu şekilde her bir gündem için iki defa görüş iletilebilir.

Toplantı başkanının ilgili gündeme ilişkin oylamayı başlatması ile birlikte kabul veya ret seçeneklerini işaretleyip oyunuzu gönderebilirsiniz. Oyunuzu daha önce kaydetmişseniz ve değişiklik yapmayacaksanız bu oyu da gönderebilirsiniz.

Evet. Toplantı başkanının ilgili gündeme ilişkin oylamayı başlatması ile birlikte kabul veya ret seçeneklerini işaretleyip oyunuzu gönderebilirsiniz.Eğer daha önce kaydettiğiniz oyların toplantı esnasında otomatik olarak gönderilmesini sağlayan “Evet, iletilsin” seçeneğini işaretlemişseniz, bu tercihinizi “Hayır, iletilmesin” seçeneği ile değiştirmeniz gerekmektedir.

Pay sahibinin temsilciyi yetkilendirme şekline göre oy kullanabilirler. Genel yetkiye sahip temsilciler toplantı başkanının ilgili gündeme ilişkin oylamayı başlatması ile birlikte kabul veya ret seçeneklerini işaretleyerek oy kullanabilirler. Pay sahibi tarafından kendilerine özel yetki verilmiş olan temsilciler ise yalnızca pay sahibinin EGKS’ye kaydetmiş olduğu talimatlar doğrultusunda oy kullanabilirler.

Genel kurulu EGKS’de eş zamanlı olarak takip eden katılımcılar her bir gündem maddesinin oylaması sonlandığında sonuçları görebilirler. Ayrıca bu sonuçlar ilgiliye e-posta veya SMS olarak da EGKS tarafından gönderilir. Diğer yandan oylama sonuçları güvenli elektronik imza ile EGKS’nin ilgili bölümünden her zaman erişilebilir şekilde tutulmaktadır